Co obnáší práce office manažerky

Poslat účetní podklady pro výplaty a doplnit zásoby v lednici. K tomu pohlídat platnost smluv a v mezičase vymyslet a rovnou zajet koupit dárek pro člena týmu, který má v daném měsíci narozeniny. Třeba zrovna takto může vypadat pracovní den office manažerky. Přečtěte si, co vše musí člověk na této pozici zvládnout a umět. Také se dozvíte, kdo se pro tuto práci hodí, a kdo naopak ne.

Rutinní činnosti jsou základ. Bez nich firma rychle zkolabuje

Drtivou většinu práce office manažerky, někdy psáno i anglicky managerky, tvoří samozřejmě rutinní úkoly. Jmenujme například kontrolu přijatých a vydaných faktur, základní péči o kanceláře jako je doplňování zásob kancelářských potřeb nebo třeba prodlužování smluv v rámci HR.

K pravidelným činnostem patří také příprava podkladů pro účetní oddělení, které řeší výplaty, zpracovává DPH nebo účetní doklady. Hlavně v těchto případech je nutné mít veškeré podklady hotové včas a zcela správně. Nikdo ze zaměstnanců nechce dostávat výplatu pozdě a navíc ještě špatně. Tím méně pak úřady, které každé zpoždění při zasílání dokumentů bez milosti pokutují. Liknavost nebo lehkovážnost tedy rozhodně nejsou na místě.

Nárazové úkoly jsou kořením práce office manažerky

Kromě rutinních činností je ale čas od času třeba vypořádat se také s dalšími úkoly. Do práce office manažerky tak může například spadat domlouvání schůzek s uchazeči o práci a následná příprava smluv. V případě kontraktů na dobu určitou je třeba také hlídat jejich platnost a buď včas ve spolupráci s vedením firmy zařídit jejich prodloužení, nebo ukončení.

Mezi příjemnější povinnosti můžeme určitě zařadit kupříkladu přípravu teambuildingů. I za víkendem plným zábavy se ale ukrývá mnoho práce. Výběr vhodného termínu, místa či následná rezervace mohou přidělat hodně vrásek. Čím více je ve firmě lidí, tím je sladění takové akce složitější.

Tisíc malých drobností vše jen podtrhuje

Spolu s výše uvedeným má office manažerka dále na starosti, obrazně řečeno, tisíc malých drobností. Ostatní je přitom vnímají jako samozřejmost. V případě, že něco nefunguje, resp. manažerka na ně zapomene, ale velmi rychle nastává problém. Proč už zase došel papír do tiskárny? Jak to, že není rezervovaná ta restaurace pro pracovní oběd s klientem? Kde mám tu novou nabíječku na telefon, co jsem o ni žádal už před 14 dny? Právě ony maličkosti napoví o tom, zda office manažerka svoji práci zvládá nebo ne.

Co potřebuji pro práci office manažerky

• Zvládnutý time management: Organizace času je naprosto klíčová. Bez ní nemůžete stihnout vše, co máte udělat. A že toho často bývá doslova nad hlavu. Do plánů navíc někdy vstupují neočekávané úkoly, které nesnesou odklad. Pokud tedy potřebujete mít denní program od rána do večera přesně nalinkovaný a špatně snášíte jeho náhlé změny, doporučujeme poohlédnout se po jiné práci.

• Určování priorit: Úzce souvisí s organizací času. Platí základní pravidlo, že důležité věci přicházejí na řadu nejdříve. Přednost tedy mají například faktury, podklady pro úřady či klienty. To ostatní může chvilku počkat. Ale ne dlouho. I původně relativní banalita může poměrně rychle dorůst ve velký problém.

• Proaktivnost: Jedna ze základních vlastností, kterou musí zájemce o tuto práci mít. Na zadání úkolů není vhodné jen pasivně vyčkávat, naopak. Musíte, nebo byste aspoň měli, je aktivně vyhledávat. Čím dříve máte něco hotové, tím dříve lze začít pracovat na něčem jiném. Snižuje se tak riziko, že se vám práce začne hromadit.

• Zodpovědnost: K plnění každého úkolu je nutné přistupovat se stoprocentním nasazením a nic neodbýt, nad ničím nemávnout rukou. I sebemenší zaváhání může mít vážné následky. Chybějící papír v tiskárně je sice obtěžující, ale dá se snadno vyřešit. Neproplacená faktura dodavateli ale už může mít velmi neblahý vliv na jméno společnosti. Zvláště, pokud se stejná chyba opakuje každý měsíc.

• Domýšlení věcí za druhé: Skutečně dobrá office manažerka se od své průměrné kolegyně liší v maličkostech. Například umí trochu myslet za své kolegy. Díky tomu třeba jednou za čas zkontroluje, že si každý, kdo má nahlášenou dovolenou, nastavil v e-mailu automatickou odpověď v nepřítomnosti. Také vede v patrnosti, že někdo z firmy má narozeniny a zařídí menší oslavu.

• Ústní a písemný projev: Office manažerka je v drtivé většině ta první, na koho člověk komunikující s firmou narazí. První dojem je proto rozhodující. Je přece rozdíl, pokud dostanete hezky napsaný e-mail s veškerými informacemi a v telefonu s vámi mluví příjemný hlas, nebo vám přijde krátká zpráva plná hrubek a ze sluchátka se ozývá otrávené mručení.

• Komunikativnost: Úzce souvisí s předchozím bodem. Office manažerka se nesmí bát komunikovat s lidmi. Ať se jedná o radostnou zprávu pro vybraného uchazeče o práci nebo nepříjemné, ale nutné upozornění klientovi, že dluží firmě peníze, ostych není na místě. Při tom se navíc musí zcela oprostit od své momentální nálady. Do komunikace se tedy nesmí promítat to, že ji po práci například čeká zubařské vyšetření a na druhý den je objednaná k veterináři s nemocným mazlíčkem.

Vlastností a schopností, které by měla dobrá office manažerka mít, je samozřejmě mnohem více. Obecně ale můžeme říci, že i tato na první pohled ne zcela snová práce by měla člověka bavit. Na výsledcích se to velice rychle projeví. Pokud totiž špatně funguje office manažerka, o moc lépe nebude pracovat ani zbytek kanceláře.